Siete preguntas concretas para hacerle a cualquier sistema antes de contratarlo, incluidas las que nadie quiere que le hagas.
Elegir sistema es una de esas decisiones que parecen chicas hasta que ya cargaste seis meses de datos adentro. Cambiarlo después cuesta mucho más que elegir bien la primera vez.
Estas son las siete preguntas que conviene hacer, en orden de importancia.
Es la pregunta que más separa a un sistema del rubro de uno genérico. Un sistema genérico te dice que tenés «3 iPhone 13». Uno del rubro te dice cuáles tres, con su IMEI, su costo, de qué lote vinieron y a quién se le vendió cada uno.
Si el sistema no maneja IMEI o número de serie como algo central, todo lo demás se cae: no vas a poder responder una garantía, ni saber cuánto ganaste con un equipo puntual, ni rastrear un teléfono que vuelve.
En este rubro, media venta es un equipo que sale y otro que entra. Si el sistema no sabe tomar un usado como parte de pago —cargarlo al inventario con su IMEI y su valuación, y descontarlo del total— vas a terminar haciendo la cuenta a mano y anotando el usado aparte.
Preguntá específicamente: «¿cómo cargo una venta donde el cliente entrega un equipo?». Si la respuesta es «lo cargás como un descuento», no lo entiende.
Vendés en dólares, cobrás en pesos, pagás al proveedor en dólares y tenés efectivo de las dos. Un sistema con una sola moneda te obliga a convertir todo a mano y a perder el rastro de la cotización que usaste.
Lo que hay que buscar: cajas separadas por moneda, y que cada operación guarde la cotización con la que se hizo. Si convierte con la cotización de hoy los datos de hace tres meses, tus números del mes pasado van a cambiar solos.
Esta se subestima siempre, y es la que decide si vas a poder delegar. Necesitás que alguien cargue ventas sin ver los costos, la ganancia ni las analíticas.
Preguntá: «¿puedo darle un usuario a mi empleado que no vea cuánto gano?». Y probalo, no lo creas: creá un usuario de prueba con permisos limitados y fijate qué ve realmente.
Acá conviene ser claro, porque es donde más confusión hay. Una cosa es gestionar el negocio —stock, ventas, caja, clientes— y otra es emitir factura fiscal ante ARCA.
Hay sistemas que hacen las dos, y hay sistemas que hacen una muy bien. Ninguna opción es mejor en abstracto: depende de si facturás todo, una parte o nada.
Lo que sí conviene es preguntarlo de frente y no asumirlo. Si necesitás factura fiscal y el sistema no la emite, vas a tener que sumar una herramienta aparte, y eso hay que saberlo antes de firmar y no después.
CocosCRM hoy no emite factura fiscal. Lo decimos acá porque es mejor que te enteres ahora.
La pregunta trampa es «¿cuánto sale?». La pregunta útil es «¿qué tengo que hacer antes de poder usarlo?».
Si para arrancar tenés que migrar dos años de historia, cargar todo el catálogo y configurar veinte cosas, no vas a arrancar nunca. Un sistema que se puede empezar cargando solo el stock que tenés hoy te deja probar de verdad en una semana.
Preguntá si podés exportar tus datos, en qué formato y si hay que pedirlo. Es incómodo preguntarlo y por eso casi nadie lo hace, pero la respuesta te dice mucho sobre con quién estás tratando.
No mires una demo. Cargá una venta real, con un equipo de tu inventario, un cliente de verdad, una permuta si podés, y cobrala en dos pagos. En quince minutos vas a saber si el sistema piensa como vos trabajás.
Si querés arrancar por lo más urgente, escribimos sobre cuándo la planilla de Excel deja de alcanzarte.