Un sistema de reparaciones que solo lista órdenes no sirve. Las cinco cosas que sí cambian el día a día de un taller.
Casi cualquier sistema te deja anotar «iPhone 12, no carga, Juan». Eso es una lista, no un sistema de reparaciones.
Lo que hace la diferencia son cinco cosas que se notan recién cuando tenés veinte equipos en el taller al mismo tiempo.
El problema de un taller no es arreglar: es acordarse. Cuáles están esperando repuesto, cuáles listos para entregar, cuáles el cliente todavía no aprobó el presupuesto.
Cuando son cinco lo tenés en la cabeza. Cuando son veinte, no. Y ahí empiezan las llamadas de «¿está listo lo mío?» que interrumpen todo el día.
Lo que tiene que resolver: estados claros, y poder ver de un vistazo qué está trabado y hace cuánto.
Acá es donde se pierde plata sin que se note. Usás una pantalla del stock para una reparación. Si el sistema no la descuenta, tu inventario dice que tenés una pantalla que ya no está. Y si no la suma al costo de esa reparación, creés que ganaste más de lo que ganaste.
Es un error silencioso: no da ningún aviso, simplemente tus números dejan de ser ciertos.
Preguntá directamente: «si uso un repuesto de mi stock, ¿se descuenta y se suma al costo de la reparación?».
Son dos cosas distintas y se confunden todo el tiempo. Una es cuánto sale la reparación; otra es cuánto pagó el cliente y cuándo.
Si el sistema solo guarda el precio, al final del mes no vas a poder saber cuánto cobraste de reparaciones ni quién quedó debiendo. Y las señas —que en este rubro son la norma— necesitan quedar registradas como pago parcial, no como una nota al margen.
El papel que le das al cliente cuando deja el equipo, y el que le das cuando lo retira, son parte del servicio. Tienen que decir qué equipo es, con su IMEI, qué se le hizo, cuánto salió, qué pagó y hasta cuándo tiene garantía.
Un detalle que parece menor y no lo es: si la reparación no se cobró, el comprobante no puede decir que está pagada. Suena obvio, pero es un error frecuente y le genera al cliente una expectativa equivocada.
Si tenés un técnico, necesitás que pueda cargar reparaciones, cambiar estados y usar repuestos, sin ver el costo de cada repuesto ni la ganancia del local.
Pero ojo con el otro extremo: si le cerrás tanto que después no puede cobrar ni entregar, le trabás el trabajo y termina pidiéndote a vos por cada cosa. Los permisos tienen que separar ver los números de poder operar.
El presupuesto aprobado por escrito. Si el cliente no aprobó por WhatsApp o firmando, la discusión al entregar la vas a perder igual, tengas el mejor sistema del mundo. El sistema te ayuda a acordarte de pedirlo; no lo reemplaza.
Reparaciones está integrado con el resto: los repuestos salen del inventario y descuentan stock, los cobros van a la caja como cualquier otro ingreso, y los comprobantes de recepción y entrega salen con el logo de tu local.
Podés buscar por IMEI, filtrar por mes, y darle acceso al técnico separando lo que ve de lo que puede hacer.